I.T. Projelerinin Başarı Ya da Başarısızlığını Etkileyen Faktörler

IT Projelerini başarı ya da başarısızlığa götüren faktörlerin incelendiği yazı için...


1. Giriş:
Bugün dünyada, istisnasız tüm sektörlerde, bilişim sistemlerinin süreç iyileştirici ve kolaylaştırıcı nimetlerinden yararlanılmaktadır. Bu noktada, her geçen gün biraz daha büyüyen bilişim pazarında, projeler ve bunların yönetimi konusu çok önemli bir hale gelmiştir.
Yakın geçmişimizden başarılı bir örnek verecek olursak Meksika'da hizmet vermekte olan HSBC Bankası 1.400 şubede, 22.400 çalışanıyla, altı milyonun üzerinde müşterisi bulunan büyük ölçekli bir kuruluştur. Bilişim altyapıları için yüksek bakım onarım harcamaları ve sistemin daha etkin kontrolü gereksinimi karşısında çareyi, sistemi belirli bir bütçe ile iyileştirme yoluna sokmada bulmuşlardır.
Microsoft firmasının kurumun mevcut altyapısında gerçekleştirdiği iyileştirme ve optimizasyon çalışmaları ile:
1. Şubelerde ya da ATM lerde çıkan en küçük sorunlar için bile yerinde müdahale etme zorunluluğundan kurtulmuş, her noktaya güveli bir şekilde uzaktan müdahale edilebilir hale gelinmiştir.
2. Eskiden aylar süren yeni kurulumlar artık birkaç gün içerisinde tamamlanabilmektedir.
3. Personel sayılarında %30 luk bir artırıma gitmelerine karşın aynı altyapı ile tüm sistemi tam olarak kontrol edebilmektedirler.
8 ay gibi bir sürenin sonunda HSBC Meksika Bilgiişlem Departmanı üm sistemi izleyebilir ve yönetebilir hale gelmişti. (1)
Başarısız bilişim projelerine verilecek örneklere gelecek olursak en başa 1999 dan 2000 yılına geçişte yaşanan iki basamaklı yıl problemini rahatlıkla örnek verebiliriz. İngiltere’de Avam Kamarası tarafından yapılan araştırmaya göre bu sorunu dünyada gidermenin faturası 400Milyar Pound olarak saptanmıştır.
Bir diğer başarısızlık örneği ise 1993 yılında Amerika’nın o dönemki 4. büyük ilaç deposu konumunda olan Fox Meyer Drugs’ ın kullanmakta olduğu kurumsal kaynak planlama programlarını daha etkili bir hale getirebilmek amacıyla başlanılan projenin tahmin edilen bedeli 35Milyon Dolardı. 1996 yılına harcamalar tahmine edilenin iki katını geçtiği halde çalışmalar tamamlanamamış, şirket başarısız proje yüzünden iflas etmiş ve rakiplerinden biri tarafından 80Milyon Dolara satın alınmıştı. Tüm sistemin 18 ay gibi bir sürede baştan aşağı yenilenmesi ve kullanılabilir hale gelmesi gibi gerçekçilikten uzak zaman programlaması sebebine ek olarak yolunda gitmeyen saha çalışmaları sebebiyle bu noktaya gelen firmanın hikayesinden edinebileceğimiz ders: kimse projesinin başarısız olmasını istemez ancak başarısızlık durumunda da şirketin bunu göğüsleyebilecek gücünün olmasına dikkat edilmelidir. (2)

Bilişim projeleri yukarıdaki örneklerden de görülebileceği üzere bir şirketin kaynak kullanımını daha etkin hale getirerek giderlerinde iyileştirmeler yapılabilmesine olanak sağladığı gibi tamamlanamaması ve öngörülenin çok üzerinde maliyetlere yol açması sebebiyle şirketin iflasına kadar gidebilecek bir yolun açılmasına da sebep olabilmektedir. Ödevimizin sonraki bölümlerinde başarı ve başarısızlığa yol açan faktörlerin incelenmesi yer alacaktır.


2. Gelişme:
2.1. BT Projelerinin Akıbeti
Bilgi Teknolojileri projeleri genellikle hedeflenen tarihlerde tamamlanamaz, bütçesini aşar, istenen nitelikte değildir ve hedeflerine ulaşamaz.
Gartner Institute’un BT sektörü araştırmasına göre: BT projelerinin %74’u başarısız ya da maliyet/zaman hedeflerini aşıyor. BT projelerinin %51’i bütçesini %200 oranında aşıyor ve hedeflenen özelliklerin %75’ini karşılayabiliyor. (3)
Kurum ve kuruluşlarca tüm kaynakların seferber edilmesine karşın halen bilişim projelerinin pek çoğu başarısız olmaktadır. Başarıyı etkileyen faktörleri daha net olarak açığa çıkarabilmek adına Standish Group’ un bilişim proje yöneticileri arasında yapmış olduğu araştırma neticesinde aşağıdaki tabloda yer alan sonuçlar elde edilmiştir. (4)

Proje Başarı Faktörü Cevap Yüzdesi
1 Kullanıcı Katılımı %15,9
2 Yönetim Kademesi Desteği %13,9
3 İsteklerin Net Olarak İfade Edilebilmesi %13,0
4 Düzgün Planlama %9,6
5 Gerçekçi Beklentiler %8,2
6 Küçük Proje Ara Hedefleri %7,7
7 Hırslı Proje Ekibi %7,2
8 Sahiplenme %5,3
9 Net bir Vizyon ve Hedefler %2,9
10 Sıkı Çalışma %2,4
11 Diğerleri %13,9

Tüm bu verilerin ışığında Bilişim projelerini başarısızlığa götüren ana faktörleri inceleyecek olursak çalışmamızın daha yararlı olacağı kanaatindeyim.


2.2. Başarısızlığa Götüren 6 Adım

2.2.1. Yeterli Kullanıcı Katılımının Sağlanamaması: Kullanıcı katılımının sağlanamaması ya da arzu edilen seviyelere ulaşmaması pek çok proje için ölümcül sonuçlar doğurmaktadır. İşin içinde olan kullanıcılar projeyi sahiplenmediği gibi daha da ileri giderek zaman içerisinde yapılan çalışmalara düşmanca duygular bile besleyebilmektedirler. Bunun önüne geçilmesi için çalışmaların en başından idari kadronun ve kullanıcıların işin içine dahil edilmesi ve desteklerinin alınması gerekmektedir. İdari kadronun, projeye başından sonuna kadar destek verdiğini her fırsatta kullanıcılara göstermesi ve bu çalışmanın onların öncelikli işleri olduğunun altını çizmesi çok önemlidir.
2.2.2. Uzun ya da Gerçekçi Olmayan Zamanlama: Proje başlangıcında proje yöneticileri tarafından vaat edilen gerçekçi olmayacak denli kısa zaman dilimleri problemlere yol açabileceği gibi çok uzun sürecek projeler de geliştirilecek sistemin kullanılmaması ile sonuçlanabilir. Bu noktada yapılması gereken çok büyük projelerin parçalara ayrılarak ayrı projeler gibi ele alarak baskıyı azaltmaktır.
2.2.3. İstek Yapılmaması Ya da Net Olarak İfade Edilememesi: Çalışmalar esnasında kullanıcılardan gelecek istekler ve bunların niteliği çok önemlidir. Yapılacak olumlu ve yerinde istekler projenin süresini ve ortaya çıkacak çözümün kullanılabilirliğinin artmasında katkıda bulunacaktır.
2.2.4. Vizyonsuzluk: Eğer projenin varacağı nihai hedef akılcı olarak en baştan düzgün bir şekilde ortaya konulur ve bu doğrultuda ilerlenmez ise bu durumun dönüşü de en azından proje süresinde meydana gelecek sarkmalar olarak gözlemlenilir. Örnek verecek olursak projeye müşteri kayıtlarını tutacak bir sistemin yapılması amacıyla başlanmışken, aynı sistemin müşteri faturalarını da kesmesine, en nihayetinde de tüm bunları internete güvenli bir şekilde açılmasına karar veriliyorsa burada vizyon kaybı söz konusudur.
2.2.5. Sistemde Değişiklikler: Proje çalışması esnasında karşı taraftan sistem değişikliğine yönelik talep gelmemesini ummak gerçekçilikten uzaktır. Ancak proje yöneticilerince bunların makul bir düzeyde tutulabiliyor olması da çok önemlidir aksi takdirde bitmek tükenmek bilmeyen istekler karşısında proje bir çıkmaza sürüklenebilir.
2.2.6. Yetersiz Testler: Projenin geliştirilmesi esnasında yapılacak testler kadar tesliminde yapılacak olan testler de çok önemlidir. Geliştirme aşamasında gözden kaçmış olan pek çok hata burada ortaya çıkabilir. Ancak genellikle aşağıda sıralayacağımız nedenlerden dolayı bu testlerden istenilen verim alınamaz:
• Kötü ya da hiç planlanmamış test çalışmaları sebebiyle sistemin kapsamlı bir testten geçememesi
• Yeteri kadar eğitilmemiş kullanıcıların testin amacını tam olarak kavrayamaması
• Projenin gecikmesinden çekinileceği için test için yetersiz bir zaman dilimi ayrılması

3. Değerlendirme:
Proje deneyimlerimde ve bu çalışmayı hazırlarken yararlandığım kaynaklarda gördüğüm kadarıyla tüm dünyada yaşanan sıkıntılar ve çıkarılan dersler birbirine oldukça yakın türden. Öncelikle, proje çalışmasını geliştirecek olan ekibin kapasitesinin üzerinde bir taahhüdün altına girilmez ve gerçekçi bir zaman planı ile nihai kullanıcıların desteği de tam olarak alınırsa, başarısız olmama yolunda önemli bir adım atılmış olacaktır.
                                                                                                                   
                                                                                                                     Ernur OKTEM ' 2009



4. Yararlanılan Kaynaklar:
1. Microsoft Resmi Web Sitesi: Altyapı Optimizasyonu Örnek Projeleri
http://microsoftio.partnersalesresources.com/content/coreio/proof/hsbc.pdf
2. Computerworld: Bilişim Dünyasının En Büyük Proje Başarısızlıkları ve Onlardan Çıkardığımız Dersler Makalesi:
http://www.computerworld.com/s/article/9116470/IT_s_biggest_project_failures_and_what_we_can_learn_from_them?taxonomyId=73&pageNumber=2
3. Gartner: 80 ülkede 1200 araştırmacıyla faaliyet gösteren bilişim sektörüne yönelik araştırma raporları yayınlayan bir kuruluş.
http://www.gartner.com/technology/home.jsp
4. Michael Krigsman: ZDNet UK’s List Of Top 10 IT Failures
http://blogs.zdnet.com/projectfailures/?p=502
5. Andy Quick: Why IT Projects Fail
http://www.pmtraining.com.tw/article/professional/Why%20IT%20Projects%20Fail.pdf
6. Coley Consulting: Why Projects Fail
http://www.coleyconsulting.co.uk/failure.htm
7. Phil Factor: Secrets Of Successful IT Projects
http://www.simple-talk.com/opinion/opinion-pieces/secrets-of-successful-it-projects/